Dass eine Kontaktdatenbank gepflegt werden muss, dürfte allgemein bekannt sein. Leider lassen sich Dubletten in diesen Datenbanken oft nicht vermeiden. Daher hat SecuTix 360° einen Batch entwickelt, mit dem das System potenzielle Dubletten erkennen kann. Sie müssen diese Liste nur prüfen, um potenzielle Dubletten zusammenzuführen und eine gepflegte Kontaktdatenbank zu erhalten.
Im Kontext „Organisation“ auf das Modul „Tools“ gehen und im Menü „Batches programs“ den Ablauf für das Batch zur Erkennung von Dubletten prüfen.
Sollte kein Batch für die Erkennung von Dubletten angezeigt werden, haben Sie dieses Batch bisher noch nicht verwendet. Daher muss das Programm-Batch zum ersten Mal aktiviert werden. Hierzu fügen Sie im Modul „Tools“ unter „List of batches“ ein neued Batch vom Typ „Batch of duplicates detection“ hinzu. Nachdem das Batch registriert wurde, wird ein Ablauf für die Erkennung von Dubletten angezeigt, der nach Wunsch festgelegt werden kann. Das Batch sollte höchstens einmal in 24 Stunden zum Einsatz kommen.
Bei Aktivierung des Batches werden die Kontakte in der Datenbank mittels eines Algorithmus auf potenzielle Dubletten geprüft. Kontakte, die potenzielle Dubletten darstellen, werden auf der Suchanzeige für Kontakte in der Farbe Orange gekennzeichnet.
Elemente, die das Batch zur Erkennung von Doubletten einsetzt
Kontakte mit PostanschriftAls Dubletten werden Kontakte eingestuft, wenn folgende Bestandteile identisch sind:
- Rolle des Kontakts
- Bewertung durch SOUNDEX (phonetischer Algorithmus von Oracle) des Vor- und Nachnamens eines individuellen Kontakts
- Die ersten 35 Buchstaben und Zahlen der Straße (Hausnummer, Art der Straße + Straßenname) nach Standard
- Postleitzahl in Großbuchstaben
- Das Land
- Falls der Kontakt mit einer Gesellschaft verbunden sein sollte: Name der Gesellschaft. (Dieses Element ist bei der Festlegung der Kennung für Dubletten optional.)
Kontakte ohne Postanschrift, aber mit E-Mail-AdresseAls Dubletten werden Kontakte eingestuft, wenn folgende Bestandteile identisch sind:
- Rolle des Kontakts
- Bewertung durch SOUNDEX (phonetischer Algorithmus von Oracle) des Vor- und Nachnamens eines individuellen Kontakts
- Die Haupt-E-Mail (E-Mail-Feld 1)
- Falls der Kontakt mit einer Gesellschaft verbunden sein sollte: Name der Gesellschaft. (Dieses Element ist bei der Festlegung der Kennung für Dubletten optional.)
- Klicken Sie im Modul „Contact“ auf „Duplicates control“. Daraufhin werden die vom System erkannten potenziellen Dubletten angezeigt.
- Durch Klick auf eine Zeile können Sie festlegen, welche Daten nach der Zusammenführung für den Kontakt übernommen werden, ob die Kontakte überhaupt zusammengeführt werden oder ob dem System mitgeteilt wird, dass es sich um einen falschen Alarm handelt (= falsche Doublette).
- Nach der Zusammenführung wird der als „Dublettenkopf“ ausgewählte Kontakt weiterverwendet und sämtliche Einheiten, die mit dem duplizierten Kontakt verbunden sind (inklusive der Historie), werden diesem „Dublettenkopf“ hinzugefügt.
Vom Batch nicht erkannte Dubletten
- Zunächst stellen Sie die Anzahl der betroffenen Kontakte fest und gehen auf die Anzeige zur Dublettenverwaltung. Starten Sie eine Suche. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Nouveau“.
- Geben Sie danach die Kontaktnummer des Dublettenkopfs an, der gespeichert werden soll.
- Führen Sie dies analog für den zweiten Kontakt durch.
- Führen Sie die Dubletten zusammen und entscheiden Sie, welche der jeweiligen Kontaktdaten übernommen werden sollen.
Nach diesem Prinzip können Sie Kontakte des Typs „Gesellschaft“ zusammenführen. Auf dieser Seite gibt es weitere Informationen.