Voraussetzungen
Gemäß dem SecuTix Prinzip "Connecting the Dots" müssen Sie einige Elemente zuerst anlegen, bevor Sie eine Veranstaltung anlegen können.
- Sie benötigen eine Preistabelle
- Sie benötigen eine logische Konfiguration (einen fertigen Saalplan, der mit einer physikalischen Konfiguration verknüpft ist und dann dieses verknüpft mit der neuen, logischen Konfiguration
Begrifflichkeiten & Aufbau
In SecuTix gibt es in der Administration von Veranstaltungen 3 Ebenen
- Tour (optional!)
Eine Tour kann eine oder mehrere Veranstaltungen enthalten. Diese Veranstaltungen können in unterschiedlichen Orten stattfinden.
Beispiel: Consultants of Swing Deutschland-Tour 2020 - Veranstaltung
Eine Veranstaltung ist eine Produktion an einem Ort (log. Konfiguration). Diese ist optional mit einer übergeordneten Tour verknüpft.
Beispiel: Consultants of Swing - München 2020 - Vorführung
Die Vorführung, die immer zu einer Veranstaltung gehört ist das tatsächliche Event an einem bestimmten Datum + Uhrzeit.
Beispiel: Consultants of Swing - München 15.06.2020 20:00 Uhr
Anlage
Menü: Organisation → Katalog → Veranstaltung → Neu
Wählen Sie im ersten Schritt die zugehörige Aktivität aus. (Aktivität = Zusammenfassung von Veranstaltungen des gleichen Typs, innerhalb einer Saison einer Organisation)
Reiter <Allgemein>
Interner Name
Der interne Name der Veranstaltung. Dieser wird im Backend und auf Reports ausgegeben
Externer Name
Der externe Name der Veranstaltung. Dieser wird im Webshop angezeigt und auf dem Ticket angedruckt.
Kurzname
Andruck auf Kassenbon
Externe Beschreibung
HTML Text zur weiteren Beschreibung der Veranstaltung im Webshop
Code
Eindeutige Identifikation der Veranstaltung in SecuTix. Der Code muss eindeutig sein. Keine interne oder externe Darstellung. Dient lediglich zur Identifikation auf der SecuTix Datenbank.
MwSt. Satz
Wählen Sie ihren gültigen MwSt. Satz
Kartenmodell
Ein Kartenmodell fasst die unterschiedlichen Ticketlayous in SecuTix zusammen. In der Regel umfasst ein Kartenmodell Layouts für print@home, Thermo, mobile-Tickets und weitere bei Bedarf.
URL Beschreibung Internet
Hier kann auf eine externe Webseite verlinkt werden, die als Link im Webshop angezeigt wird.
Bemerkungen
freie, interne Bemerkungen zur Erleichterung der Administration
Reiter <Parameter>
Zusatzname (extern)
Zusatzname zum Veranstaltungsnamen, dieser wird im Webshop unter dem externen Namen angezeigt und auf dem Ticketlayout aufgedruckt, sofern eingerichtet.
Interne Beschreibung
freier Beschreibungstext, wird im Verkaufsprozess zur Information angezeigt.
keine externe Verwendung
Logo
Logo der Veranstaltung, welches im Ticketshop dargestellt wird. Möglichst hochauflösende Grafik verwenden.
Publikumsart
Zielpublikum wählen, sofern erforderlich.
Zeitliche Toleranz
Wichtig: Einstellung, die den Verkaufszeitraum regelt. Sofern im Verkaufskalender als Verkaufsende "Vorführungsbeginn + zeitliche Toleranz" eingerichtet ist, stoppt der Verkauf zur eingetragenden Uhrzeit (z.B. 20:00) + des hier eingetragenden Wertes (01:00) → Verkaufsende: 21:00 Uhr
Titel verfügbar
Für kulturelle Veranstaltungen, z.B. Oper. Sind Untertitel während der Vorstellung verfügbar?
Sprache
In welcher Sprache wird die Veranstaltung durchgeführt (z.B. Oper)
Mindestalter
Gibt es ein Mindestalter für die Veranstaltung? (keine externe Darstellung)
Warteliste möglich
Sollte Ihre Verasnstaltung ausverkauft sein, kann für dieses Event eine Warteliste aktiviert werden. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion im jeweiligen Verkaufskanal aktiviert sein muss.
Auch wird eine Warteliste nicht automatisch abgearbeitet, sonder das Versenden einer Info Mail, sollten z.B. neue Karten verfügbar sein, muss manuell ausgelöst werden. (Kontakt → Warteliste)
Kartenproduzent
Sollten für diese Veranstaltung externe Tickets produziert werden, so generiert SecuTix mit dieser Einstellung auf "Ja" keine Barcodes.
Daher sollte die Einstellung im Regelfall auf "Nein" verbleiben.
Produzent
Tragen Sie hier den Produzenten / örtlichen Veranstalter der Veranstaltung ein. Dieser muss zuvor als Produzent im System hinzugefügt werden.
Katalognummer von Vorführungen
Sofern es für die Produktion eine externe Lizenznummer o.ä. gibt, kann diese hier eingetragen werden. Diese Nummer kann in Reports ausgegeben werden, keine externe Verwendung.
Bestätigung nach Reservation
Bestätigung vor Vorführung
Komfortvariablen
Sofern eingerichtet und im Ticketlayout hinterlegt, können hier freie Texte eingesetzt werden, die dann an entsprechender Stelle auf dem Ticket aufgedruckt werden.
Kalender
Im Kalender werden die tatsächlichen Vorführen (Datum & Uhrzeit) angelegt. Man wählt im Kalender ein Datum oder eine Spanne und definiert im "Zeitplan" die Uhrzeit der Vorstellung. Nicht ausgefüllte Zeilen werden ignoriert.
Im u.s. Beispiel würde als Ergebnis an jedem Tag vom 21.01. bis 27.01. um 20:00 eine Vorführung anegelegt werden. Im Ergebnis also 7 Vorführungen.
Die zuvor angelegten Elemente "Preistabelle" und "Saalplan" werden hier (vor der Anlage der Vorführung) eingetragen.
Alle weiteren Information bitte korrekt ausfüllen. Manche Variablen auf dem Ticket (sofern im Layout hinterlegt) errechnen sich aus den hier eingetragenen Werten. (Türöffnung & Dauer)
Zuordnung einfache Kostentabellen
Sofern Sie beim Verkauf ihrer Tickets Gebühren (Einfache Kosten) erheben wollen, verknüpfen Sie die zuvor angelegte Kostentabelle hier mit ihrer Veranstaltung.
Zuordnung Verkaufskalender
Sie können pro Verkaufskanal einen Kalender mit ihrer Veranstaltung verknüpfen.
Der Verkaufskalender enthält im Wesentlichen ein Verkaufszeitfenster (Datum & Uhrzeit) welches ihre Veranstaltung für die gewünsche Zielgruppe (Gelegentliche Käufer / Mitglieder / Firmen) freischaltet.
Aktivitätsprofile
Aktivitätsprofile steuern das "Wie" & das "Wo". Also welche Tarife/Publikumsunterkategorien & Platzkategorien(Wie) & in welchen Kanälen (Wo) wird dieses Event verkauft.
Einfaches Beispiel: Hier sollten Sie z.B. einstellen, dass der Tarif "Freikarte" nicht im Verkaufskanal "Ticketshop" verfügbar ist.
Es empfiehlt sich, ein Profil pro Verkaufskanal anzulegen (und dies entsprechend so zu benennen)
Schnittstellen-Zuweisungen
Kann für das schnelle Mapping z.B. innerhalb der Zutrittskontrolle oder des Accounting Exports genutzt werden-