Es de indudable utilidad mantener una base de contactos limpia y, desafortunadamente, la aparición de duplicados en su base es a menudo inevitable. Por ello, SecuTiix 360º cuenta con un batch que permite que el sistema identifique los duplicados potenciales y sólo tendrá que consultar esta lista de duplicados potenciales para fusionarlos y mantener así una base de datos idónea.
En el contexto Organismo, en el módulo de «Herramientas» compruebe el menú de programación que el batch de detección de duplicados está correctamente planeado.
En caso de que no existiese una programación para la detección de duplicados, significa que usted no ha utilizado aún el batch de detección de duplicados. Necesitará entonces activar este batch en la pantalla de «lista de batchs» del módulo de «herramientas», en el que tendrá que añadir simplemente un nuevo batch de tipo «Batch de detección de duplicados». Una vez que haya guardado el batch, verá que hay una programación para la detección de duplicados que podrá planear según le convenga. Por lo general, este batch no debería programarse más de una vez cada 24 horas.
Cuando se ejecute el batch, un algoritmo revisará los contactos de la base con el objetivo de identificar los contactos que puedan estar potencialmente duplicados. Estos contactos que se identifican como duplicados potenciales cambiarán a color naranja en la pantalla de búsqueda de contactos.
Indicadores que considera el batch para la identificación de los duplicados
Contactos con dirección postalSe consideran duplicados aquellos contactos que contengan idénticos los siguientes elementos:
- La función del contacto.
- La evaluación SOUNDEX (función de fonetización Oracle) de los nombres y apellidos del contacto individual.
- Los primeros 35 caracteres de la calle (número de la calle + tipo de vía + nombre de la calle) normalizada.
- El código postal en mayúsculas.
- El país.
- El nombre de la estructura en caso de que el contacto esté asociado a una estructura. (Este elemento es opcional para la definición del identificador para el duplicado).
Contactos sin dirección postal pero con dirección de correo electrónicoSe consideran duplicados aquellos contactos que contengan idénticos los siguientes elementos:
- La función del contacto.
- La evaluación SOUNDEX (función de fonetización Oracle) de los nombres y los apellidos del contacto individual.
- La dirección principal de correo electrónico (campo e-mail 1).
- El nombre de la estructura en caso de que el contacto esté asociado a una estructura. (Este elemento es opcional para la definición del identificador para el duplicado).
- En el módulo de contactos haga click en el menú de «Control de duplicados» para encontrar los duplicados potenciales que ha identificado el sistema.
- Si hace clic en una línea, podrá elegir la información que desee recuperar de los contactos tras la fusión y podrá fusionar esos dos contactos o, por el contrario, indicarle al sistema que se trata de un falso positivo (=falso positivo).
- Tras la fusión, el contacto seleccionado como «cabeza de duplicado» es el que permanecerá activo y todas las entidades asociadas al contacto duplicado (incluyendo sus historiales) serán atribuidos a la cabeza de duplicado.
Duplicados no detectados por el batch
Es posible que el batch no detecte algunos duplicados debido a que los criterios de detección no contienen datos. Sin embargo, usted como humano, podrá darse cuenta si hay pareja de duplicados. ¿Qué hacer?
- Empiece marcando los números de contacto de los contactos concernidos y, en la pantalla de gestión de duplicados, haga clic en «Buscar». A continuación, verá aparecer el botón de «Nuevo».
- Haga clic en el botón e introduzca el número de contacto de la cabeza del duplicado (el que desea conservar).
- Haga lo mismo con el segundo contacto.
- Fusione sus duplicados eligiendo cuál de los dos desea conservar.
De la misma manera, podrá detectar los duplicados de tipo estructura. Consulte esta página para más información.