Im Menü Organisation → Initialisierung → Begleitdokumente können Sie Dokumente festlegen, die bei bestimmten Aktionen mit in den Versand gegeben werden.
Zur Einrichtung der Dokumente, siehe 5.2. - Dokumente & E-Mails einrichten
Allgemein
- Grundsätzlich sind in SecuTix Dokumente sowohl E-Mail als auch PDF Anhänge.
- Ist in den Begleitdokumenten kein abweichendes Verhalten definiert, so greift der Systemstandard (z.B. verschicken der Auftragsbestätigung)
- Für Onlinekanäle gilt: In den Begleitdokumenten ersetzen Sie den Standard. Das bedeutet, dass Sie auch immer die zugehörige E-Mail mit einrichten müssen.
Dokument hinzufügen
Wählen Sie zunächst den Verkaufskanal, in dem Sie Begleitdokumente ergänzen möchten.
Danach wählen Sie die Aktion aus, also Reservierung, Verkauf, etc...
Anschließend das gewünschte Dokument. Beachten Sie hierbei den obigen Hinweis bzgl. der E-Mail.
Beispiel: Um dem Systemstandard "Verschicken der E-Mail Auftragsbestätigung im Ticketshop" eine PDF Auftragsbestätigung hinzuzufügen, richten Sie
- Die E-Mail "Auftragsbestätigung" ein
- die gewünschte Datei als Anhang.
Versandarten
In SecuTix werden Elemente eines Vorgangs / Auftrags zu sog. "Sendungen" zusammengefasst. Diese Einstellung definiert, ob die eingerichteten Begleitdokumente zur Sendung der Tickets hinzugefügt werden, oder in einer eigenen Sendung angelegt werden sollen.
Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn Tickets z.B. bei Postversand zeitlich später gedruckt werden, z.B. via Massendruck.
Print@home & mobile Tickets sind automatisch in einer eigenen Sendung, da diese direkt nach dem Kauf generiert werden.
Beispiele
Möchten Sie zur E-Mail Auftragsbestätigung eine Zusammenfassung Auftrag als .pdf anhängen konfigurieren Sie:
Unabhängig von der Versandart der Tickets wird die "E-Mail Auftragsbestätigung" inkl. der "Zusammenfassung Auftrag" als Anhang per E-Mail verschickt.
Möchten Sie bei einer Bestellung im Ticketshop per Postversand eine Auftragsbestätigung via Massendruck mit ausdrucken konfigurieren Sie:
Mit dieser Einstellung befindet sich das Dokument mit den Tickets in einer Sendung. Der Massendruck druckt die vollständige Sendung aus inkl. Dokument.
Auswirkungen
Haben Sie für einen Verkaufskanal vom Typ Schalter - also ihr Backoffice, bzw. Ihre Kasse Begleitdokumente definiert, so sind diese vorab eingestellt im nächsten Verkaufsvorgang:
In diesem Beispiel wird bei einem Abschluss des Vorgangs als Reservierung das Dokument "Zusammenfassung Auftrag" per E-Mail an den Kontakt geschickt.
