Closure with an operator
The basic assumption in SecuTix is that the box office operator is in the position of a debtor. When closing the cash register, the system expects the entire content of the cash register to be entered and compares this with the bookings made.
As soon as no data is entered in the menu below, the cash desk will be closed with an "Error" status and all the incomes will be displayed as wrong amounts.
Along with the taking from all payment methods, the system expects:
- Vouchers
- Cancelles tickets
- Cash withdrawals
Reports previous to the closure
You can generate a temporary report at any time before closing the cash desk:
Buttons "Set as returned" vs "Set as missing"
With these buttons, you can mark the lines listed below as "returned" or "missing".
With Identifikation
In this menu, all the bookings that have generated a receipt are listed and can thus be assigned to the corresponding booking. This is usually the receipt of the EC terminal. The receipt is the "identification".
The total number of the elements in "With identification" must correspond to the total number of receipts in the cash drawer.
Without Identifikation
Hier werden Buchungen aufgelistet, die Belege erfordern, die jedoch frei sind, also ohne direkten Bezug zu einer Buchung. Dies können z.B. Aktions-Voucher oder Alt-Gutscheine sein.
The bookings that require a receipt but that are free, that means, without direct relation with a booking are listed here. These could be promotional vouchers or old vouchers, for example.
Einstellung "mit / ohne Identifikation"
Configuration "with/without identification"
Die Einstellung mit oder ohne Identifikation bezieht sich auf die jeweilige Zahlart und die dort vorgenommene Einstellung im Feld "Bezugsmodus". Entsprechend werden die Buchungen im Kassenabschluss zugeordnet.
The configuration with/without identification refers to the corresponding payment method and the value set for the field "Withdrawal mode". The booking will be then accordingly allocated.
Bargeld Cash
Hier wird das sich in der Kassenschublade befindliche Bargeld eingetragen.
The cash in the cash drawer is entered here.
Stornierte Tickets Cancelled Tickets
Sollten Stornierungen vorgenommen worden sein, sollten die, jetzt ungültigen Tickets, in der Kasse vorhanden sein und entsprechend hier bestätigt werden.
In the case of cancellations, the tickets now invalid will be available in the box office and confirmed here accordingly.
Zwischenbezug Intermediate Withdrawal
Sofern ein Zwischenbezug (Bargeldentnahme im Laufe des Tages) vorgenommen worden sein, ist dieser hier aufgeführt & zu bestätigen.
If an intermediate withdrawal occurs (e.g.: cash withdrawal during the day), it will be displayed and confirmed here.
Zusammenfassung Summary
Zeigt die Zusammenfassung der zuvor befüllten Menüs.
A summary of the previous menus is displayed here,
Freigabe Validation
Mit ihrer Freigabe bestätigen Sie den Abschluss der Kasse samt der Richtigkeit der getätigten Eingaben.
With your validation, you confirm the closure of the cash desk along with the accuracy of the inputs provided.
Im Anschluss daran wird der finale Kassenabschluss erstellt:
To conclude, the final cash desk closure is generated:
Entgegennahme durch Kassenadministration Processing by cash administration
Im Menü Organisation → Verkaufsmanagement → Benutzerkassen sieht der Administrator / Kassenleiter /... die Kassen von denjenigen User, die seinem Benutzer "untergeordnet" sind.
In Organization → Sales management → Operator Cash Desks the administrator, chief of the box office... can see the cash desks of the users allocated to their user.
Org. → Benutzer → Benutzer → Verantwortlichkeit
Organization → Operators → Operators → Responsibility
In diesem Screen werden alle Kassen angezeigt, die dem jeweiligen "Kassenadministrator" untergeordnet sind. Verschieden Filter blenden z.B. diejenigen Kassen per default aus, die bereits den Status "Abschluss Buchhaltung" haben.
On this screen, all the cash desks allocated to the "box office administrator" are displayed. Different filters mask per default, for example, the cash desks with status "Closed for accounting".
Dieser Screen dient zur Übersicht der Kassen & Gegenkontrolle, nachdem der Mitarbeiter seine persönliche Kasse abgeschlossen hat.
This screen serves as an overview of the cash desks and a cross-checking after the operator has closed their cash desk.
Abschluss durch Buchhaltung Closure by the accounting
Erst wenn der Kassenabschluss an die Buchhaltung übergeben wurde, werden die Umsätze auch tatsächlich verbucht
Only when the cash statement has been transferred to the accounting department the sales are actually registered.
WICHTIG → Einnahmen werden beim Buchhaltungsexport erst übergeben, nachdem die Buchhaltung abgeschlossen ist !!
IMPORTANT → The revenues are only transferred in the accounting export after the accounting has been completed!
Die endgültige Freigabe und Übertragung an die Buchhaltung wird durch den "Supervisor" oder "Administrator" durchgeführt.
The definitve validation and transfer to the accounting is made by the "supervisor" or the "administrator".
Der Supervisor kann sich den entsprechenden Kassenabschluss anzeigen lassen:
The supervisor can display the corresponding cash desk closure:
- gewünschte Zeile markieren
- select the wished lines
- Buchhaltung abschließen
- carry out the accounting closure
- Daten überprüfen und eingeben
- Check and enter the date
- Freigabe (Haken setzen und Kasse abschließen)
- Validate (mark the checkbox and close the cash desk)
An die Buchhaltung übergebene und abgeschlossene Kassen können auch später noch aufgerufen werden:
The cash desks transferred to the accounting and closed can be later checked:
