Classifying groups and guides
Do you manage group visits and want to use your own criteria to classify groups and guides? SecuTix offers you a new function that will give you the flexibility that you need.
Defining classifications
A classification is defined by the following attributes:
- Classification name, for example a level of knowledge
- Classification value. Necessary for determining the display order on the screens
- Possible values for this classification, for example beginner, advanced or expert
- Is this classification used in guide planning? (yes, no)
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We invite you to contact our customer service team to define the number of classifications required. |
Using classifications in guide planning
Once the classifications have been defined with SecuTix, you can link them to guides and integrate them in the planning process. For example, if the “knowledge level” classification is used in your guide planning, you can specify that Guy Marchand is qualified for “beginner” groups, while Sophie Larmonique is qualified for “advanced” and “expert” groups.
Group information
When group visits are being purchased, the ticket office operator or internet user completes the fields relating to the classifications.
- Information used to plan guides must be provided
- Information that is not necessary for guide planning is optional.
- You can decide to hide the classifications that are not required for planning and that your operators can complete themselves from internet users.
Guide planning
An initial classification level is already offered by default in the visits calendar, including for language and theme. You can now use other criteria to determine whether a guide is qualified or not as part of visit planning. If we return to the previous example, Guy Marchand would be identified as not qualified for a group that requires an “expert” level of knowledge. However, your can always make a guide available for a visit, even if they are not qualified for the group concerned.
Reporting
The three highest-priority classifications (the minimum qualifications) may be displayed in all reports in the “visit planning” sub-theme.
Notes
The information on the groups (name and type) and on visits (language and theme) remains unchanged.
Actual number of participants
The actual number of participants taking part in a visit can differ from the number of participants mentioned at the time of booking. Until now, if the group was required to pay a supplement or receive a partial refund, they were required to go to a ticket office, which would then take payment or issue the refund and issue new tickets. A simplified procedure is now available if the difference between the planned and actual numbers does not involve a change in price or if the institution decides not to issue a refund or request payment of the price difference. In that case, the operator at the ticket office (or a staff member responsible for welcoming groups) may simply enter the number of participants and, if necessary, the actual number of chaperones in the group.
This number is displayed in the calendar. It is also included in the reports relating to the “footfall” and “visit planning” sub-themes. The reports relating to “visit planning” can also display the difference between the expected (that is, mentioned at the time of booking) and actual numbers of participants.
Qualification des groupes et des guides
Vous gérez des visites de groupe et désirez utiliser vos propres critères pour qualifier les groupes et vos guides? SecuTix vous propose une nouvelle fonctionnalité qui vous apportera la souplesse désirée.
Définition des qualifications
Une qualification est définie au moyen des attributs suivants:
- Nom de la qualification, par exemple, un niveau de connaissance
- Rang de la qualification. Utile pour déterminer l'ordre d'affichage dans les écrans
- Valeurs possibles de cette qualification, par exemple débutant, avancé ou expert
- Cette qualification est-elle utilisée pour la planification des guides? (oui, non)
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Nous vous invitons à prendre contact avec notre service clientèle afin de définir le nombre des qualifications souhaitées. |
Utilisation des qualifications pour la planification des guides
Une fois la définition des qualifications effectuée avec SecuTix, vous pouvez associer ces qualifications à vos guides et les intégrer au processus de planification. Par exemple, si la qualification "Niveau de connaissance" est utilisée pour la planification de vos guides, vous pouvez préciser que Guy Marchand est prévu pour les groupes de niveau "Débutant" alors que Sophie Larmonique est prévue pour les groupes de niveaux "Avancé" et "Expert".
Informations sur le groupe
Lors de l'achat d'une visite de groupe, l'opérateur au guichet et l'internaute saisissent les champs correspondant aux qualifications.
- La saisie des informations utilisées pour la planification des guides est obligatoire
- La saisie des informations qui ne sont pas nécessaires à la planification des guides est optionnelle.
- Vous pouvez décider de dissimuler à l'internaute les qualifications qui ne sont pas obligatoires pour la planification et que vos opérateurs peuvent saisir eux-mêmes.
Planification des guides
Un premier niveau de qualification est déjà proposé par défaut dans le calendrier des visites, notamment en fonction de la langue et du thème. Vous pouvez désormais prendre en compte d'autres critères pour déterminer si un guide est qualifié ou non dans le cadre de la planification des visites. Si l'on reprend l'exemple précédent, Guy Marchand sera identifié comme non qualifié pour un groupe souhaitant une niveau de connaissance "Expert". Toutefois, vous pouvez toujours planifier un guide disponible pour une visite, même s'il n'est pas qualifié pour le groupe concerné.
Reporting
Les trois qualifications les plus prioritaires (celles de rang minimum) peuvent être affichées dans tous les rapports du sous-thème "Planning visite".
Remarques
Les informations sur les groupes (nom et nature du groupe) et sur les visites (langue et thématique) demeurent inchangées.
Nombre de participants effectif
Le nombre de participants effectif lors d'une visite peut différer du nombre de participants annoncé au moment de la réservation. Jusqu'à maintenant, si le groupe devait payer un supplément ou se faire rembourser une partie du montant payé, il devait se rendre à un guichet qui procédait alors à l'encaissement/remboursement et à l'émission de nouveaux billets. Une procédure simplifiée est désormais disponible si la différence entre le nombre prévu et le nombre réel de participants n'entraine pas de changement de prix ou si l'institution culturelle décide de ne pas rembourser ou de faire payer une différence de prix éventuelle. Dans ce cas, l'opérateur au guichet (ou un agent d'accueil des groupes) pourra simplement saisir le nombre de participants et, s'il le désire, le nombre d'accompagnants effectifs du groupe.
Ce nombre est affiché dans le calendrier. Il est également pris en compte dans les rapports appartenant aux sous-thèmes "Fréquentation" et "Planning visite". Les rapports du sous-thème "Planning visite" peuvent également afficher la différence entre le nombre de participant prévu (c'est-à-dire annoncé au moment de la réservation) et le nombre de participants effectif.