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Notes de livraison Dufour V3 V4 sur le nouvel outil de reporting. |
Ne cherchez plus! En quelques clics, vous obtenez le rapport dont vous avez besoin. Des données en plus? Un tri différent? Vous êtes libres de créer autant de variantes que nécessaire, de les partager et de les exporter. De nombreux nouveaux domaines ont été livrés au cours de Dufour V4.
Personnalisez...
Pour vous simplifier le quotidien, SecuTix vous fournit une liste de rapports standards, pré-configurés, qui répondent aux besoins usuels et bien plus. En effet, ces rapports sont entièrement personnalisables.
Vous pouvez changer les données du rapport, les filtres visibles à la génération et leurs valeurs par défaut, choisir des ordonnancements et regroupements différents, bref, vous avez la main sur la définition complète du rapport. Et vous pouvez enregistrer toutes les variantes dont vous avez besoin.
Partagez...
Les rapports peuvent être limité à l'utilisateur courant, mais vous pouvez choisir de partager vos rapports avec les collaborateurs de votre organisme ou avec l'ensemble de votre institution afin de garantir que tout le monde partage la même vue.
Il est même possible de planifier l'envoi automatique d'un rapport particulier à un ensemble de destinataires, par exemple, pour voir chaque matin les ventes de la veille.
Exportez...
Vous pouvez pousser plus loin l'analyse de vos données en exportant votre rapport dans Excel. Les données exportées sont dans un format facilement exploitable, tel quel ou afin d'alimenter votre feuille Excel personnelle.
Vous pouvez ainsi très facilement analyser plus en détails vos données, générer des graphiques ou agréger les données récurrentes pour les comparer et sortir des tendances.
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Le nouvel outil gérera une vingtaine de domaines métier qui seront livrés au fur et à mesure d'ici début 2016. Le premier domaine, celui des ventes, est disponible dès maintenant et vous permettra de découvrir les nombreuses fonctionnalités de cet outil. |
Les nouveaux domaines
Liste des ventes
Dans ce domaine, vous retrouvez les informations relatives comme son nom l’indique aux ventes, comme par exemple les ventes d’un produit, les ventes réalisées sur une filière de vente donnée ou encore le détail des ventes pour une séance donnée. Au choix, ce domaine peut vous fournir la vue courante ou la vue historique (qui mentionne les remboursements et les annulations de réservations).
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Liste des clients par produit
- Etat des réservations et des ventes
- Liste des contacts prévus pour une séance
Historique culturel
Ce domaine est assez proche de la liste des ventes. Cependant, il met en avant le contact culturel (i.e. celui qui a effectivement assisté au spectacle ou visité le musée ou le parc) alors que la liste des ventes met en avant le contact d'achat.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Recette et réservation par client
- Liste des clients, avec coordonnées
Liste des règlements
Ce domaine regroupe toutes les données relatives aux règlements et encaissements. Si vous disposez d'une interface comptable, vous pouvez par exemple filtrer les paiements exportés afin de savoir ceux qui ont déjà été transmis au système de comptabilité.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Liste des encaissements
- Consolidation des encaissements
- Récapitulatif des paiements
- Liste des encaissements par mode de paiement et par date
- Bordereau de chèque
- Bordereau des prélèvements bancaires
Fréquentation
Comment la fréquentation a-t-elle évolué pendant la journée? Quel jour de la semaine a vu la plus forte fréquentation? D'où viennent vos clients et à quelles classes d'âge appartiennent-ils? Combien de personnes ont acheté un billet mais ne sont pas venues? En combinant les informations de la vente et du contrôle d'accès, ce nouveau domaine peut répondre à toutes ces questions et à bien d'autres encore. Vous pouvez donc désormais avoir dans un seul et même rapport des informations pour une séance donnée concernant : la jauge, le nombre de billets vendus et le nombre de billets vérifiés au contrôle d’accès !
Vous pouvez aussi choisir la granularité des regroupements par exemple, par jour, par semaine ou par mois.
Si vous travaillez avec les pass non-datés, vous pouvez suivre leur utilisation réelle, c’est-à-dire le jour où le pass a été vérifié au contrôle d’accès.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Jauges, quotas, taux de remplissage et pourcentages de vente
- Vue des entrées par période
- Analyse de la provenance des contacts
Liste des places
Ce domaine vous permet d’obtenir des rapports avec la liste des places pour une séance ou un contingent par exemple et toutes sortes d’informations liées à la place : son état, les informations sur le contact. Le second rapport « Liste des places dans un contingent » sera particulièrement utile pour ceux qui travaillent avec des distributeurs externes par exemple. Grâce à ses nombreuses possibilités de regroupement, ce rapport peut également fournir une vision synthétique de la configuration d’une séance, par exemple le nombre de places vendues, réservées, libres ou invalidées par zone.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Liste détaillée des places avec leur état pour une séance et un contingent donnés
Liste des billets
Ce domaine vous permet d’extraire toutes sortes d’informations sur les billets, pour un produit, une séance ou un créneau. Vous pouvez par exemple filtrer sur une période de validité afin de vérifier le rapport entre billets utilisés et billets non-utilisés. Pour chaque billet, le système peut vous remonter les informations de placement, l’état d’impression, l’état de contrôle d’accès ou encore les informations liées au contact.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Liste des billets à éditer
- Bordereau de contrôle d’accès
- Synthèse de contrôle d’accès
Fiche de contrôle fiscal
C’est une reprise exacte de l’ancien rapport homonyme. Elle fournit des informations très détaillées sur un billet donné.
Liste des factures
Ce domaine vous permet de sortir des rapports relatifs au suivi du paiement de vos factures. Ce nouveau domaine vous permet d’identifier plus facilement les factures qui ne sont pas payées dans les délais. En effet, en plus de l’affichage du montant dû, ce domaine exploite les échéances de paiement (paiement par compte d’attente avec suivi) afin de vous signaler, par exemple, les factures dont l’échéance de paiement est dépassée depuis plus de 10 jours. Pour nos clients utilisant l’interface comptable, ce domaine peut également fournir la liste des factures qui n’ont pas encore été transmises au logiciel de comptabilité.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Liste des factures
Suivi des comptes
Ce domaine comporte une série de rapports vous permettant de faire le suivi des différents comptes d’attente, d’avoir et d’acompte de vos clients. Les rapports fournissent à la fois des informations sur l'état des comptes (p. ex. ensemble des comptes d'attente ayant un solde supérieur à 100€) et sur les mouvements des comptes.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Bordereau des mouvements sur compte d’avoir
- Bordereau des mouvements sur compte d’attente
- Bordereau des mouvements sur compte d’acompte
- Suivi des mouvement du compte d’avoir
- Suivi du compte d’attente
- Suivi des mouvements du compte d’attente
Disponibilité des salles
Ce domaine se concentre sur tout ce qui a trait aux disponibilités des séances. Vous pouvez, en fonction du rapport choisi, présenter les informations soit par contingent, soit par catégories de places.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Récapitulatif de la configuration
Suivi de produits
Ce domaine vous permet de sortir des rapports vous donnant des informations sur un produit donné : nombre de ventes, de réservations et d'options, disponibilités. Ce domaine peut être utilisé pour n’importe quelle famille de produits.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Etat des ventes, réservations et options
- Suivi de produit
Bordereau des contingents
Etat des options
Récapitulatif des ventes de visites
Recette de frais par produit ou par filière
Retrouvez dans ce domaine tous les éléments vous permettant de suivre les recettes relatives aux différents types de frais que vous appliquez. Que ce soit pour une famille de produits donnée, une filière de vente ou simplement une séance bien précise, retrouvez tous ces éléments facilement. Si vous utilisez des grilles tarifaires avec décomposition des prix, vous trouverez également dans ce domaine les recettes dues aux différents composants de prix.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Recette de frais
Produits boutique
Ce domaine fournit l'état du stock des produits boutique et le journal d'achat de ces produits. Il fournit de nombreuses possibilités de filtre et de regroupement de données. Vous pouvez par exemple choisir le niveau de détail désiré pour l'état du stock. Dans le cadre de développements ultérieurs, le domaine "Recette de produit" sera étendu pour fournir le prix d'achat et la marge réalisée sur les produits boutique.
Ce domaine remplace les rapports suivants:
- Etat du stock des produits boutique
- Journal des achats
Recette LFP (conçu pour les professionnels du foot français)
Ce domaine est composé de deux rapports standards et sont conformes aux directives de la Ligue de Football Professionnel (LFP). Ils remplacent les deux rapports fournis par l’ancien outil de reporting, le premier rapport étant basé sur la TVA et le deuxième sur la taxe sur le spectacle.
Impôts sur les divertissements (conçu pour les clients lausannois soumis à l’impôt sur les divertissements)
Deux rapports standards, spécialement conçus pour nos clients lausannois soumis à l’impôt sur le divertissement. Ils remplacent les deux rapports fournis par l’ancien outil de reporting, le premier rapport fournissant les informations sur les ventes de spectacle et le deuxième sur les ventes d’adhésion.
Des rapports disponibles en standard
Avec chaque domaine, SecuTix livre des rapports standards qui peuvent être directement utilisés sans le moindre travail de paramétrage. Ces rapports remplissent deux rôles:
- Couvrir les mêmes besoins que les rapports actuels, afin de les remplacer à terme.
- Fournir des informations supplémentaires intéressantes et inédites, que les rapports actuels ne sont pas en mesure de fournir.
Les rapports suivants sont fournis avec le domaine des ventes:
- Recette sur une période de vente. Ce rapport vous permet de connaître la recette globale sur une période donnée ainsi que la répartition par famille de produits et par produit.
- Recette de produits datés. Ce rapport fournit la recette de produits datés par date heure de validité du produit. Cette date heure peut représenter une séance, une visite ou un créneau.
- Recette de séance. Ce rapport fournit des informations plus détaillées sur les recettes d'un événement. En effet, elles sont ventilées par séance, contingent, catégorie de place, sous-catégorie de public et filière de vente.
- Recette de pass horodaté. Ce rapport fournit la recette globale d'un pass horodaté ainsi que la ventilation par créneau.
- Recette de créneau. Ce rapport permet de connaître la recette globale de créneaux utilisés par plusieurs pass (exemple: l'exposition permanente d'un musée peut être visitée au moyen de plusieurs pass et l'on s'intéresse à la recette globale de l'exposition permanente).
- Recette de produit par filière de vente. Ce rapport donne un aperçu de l'activité de chaque filière de vente.
Créez votre propre rapport personnalisé
Les rapports standards ne couvrent pas entièrement vos besoins? Vous pouvez très facilement créer un nouveau rapport correspondant exactement à ce qu'il vous faut. Plus précisément, vous pouvez définir:
- Les données sur lesquelles portent le rapport. Par exemple, le rapport porte-t-il sur l'ensemble des familles de produits ou seulement sur les entrées simples?
- Les critères de consolidation du rapport. Par exemple, vous pouvez consolider toutes les recettes par filière de vente ou par date de commande.
- Les colonnes à afficher. Par exemple, le rapport peut afficher les montants HT, TTC ou les deux. Il peut afficher séparément les ventes et les remboursements ou seulement le solde, etc.
- Les critères de comptabilisation. Par exemple: comptabilisation éventuelle des remboursements sur la filière de vente d'origine, comptabilisation des ventes au sein d'un package ou d'un abonnement.
Chaque domaine métier proposera un large choix de critères vous permettant de personnaliser vos rapports. Lors de la personnalisation, vous pouvez définir des valeurs par défaut pour chaque critère et choisir s'il peut être modifié pendant la génération du rapport. Vous pouvez ainsi créer des rapports personnalisés très simples à utiliser ou offrant une grande souplesse d'utilisation. Par exemple, un rapport personnalisé peut fixer les critères de consolidation et de comptabilisation ou, au contraire, laisser l'opérateur modifier ces critères lors de la génération du rapport.
L'opérateur qui crée un rapport personnalisé peut choisir la visibilité de ce rapport:
- Il est visible par tous les organismes de l'institution.
- Il est visible par l'organisme qui l'a créé.
- Il est uniquement visible par l'opérateur qui l'a créé.
Les rapports exclusifs
Dans de rares cas, il se peut qu'un besoin ne puisse pas être couvert par les domaines prévus, en particulier lorsque le besoin couvre simultanément plusieurs domaines métier. Comme par le passé, SecuTix est en mesure de développer sur demande des rapports spécifiques. Ces rapports peuvent facilement être intégrés dans le nouvel outil, sans attendre la prochaine version de SecuTix. Ce service est payantsoumis à facturation.
Export de rapports vers Excel
Vous pouvez pousser plus loin l'analyse de vos données en exportant votre rapport dans Excel. Les données exportées sont dans un format facilement exploitable, tel quel ou afin d'alimenter votre feuille Excel personnelle.
Co-existence avec les outils de reporting existants
Actuellement, SecuTix propose les rapports suivants:
Le nouvel outil de reporting est également basé sur SSRS. Il est destiné, à terme, à remplacer les anciens rapports opérationnels basés sur l'outil "Crystal report", les rapports EQB et la BI. Dans un premier temps, le nouvel outil de reporting cohabitera avec les rapports existants. Par conséquent, nous vous invitons à utiliser les nouveaux rapports au fur et à mesure de leur livraison dès leur mise à disposition et à nous faire part de vos remarques.
Affichez uniquement les rapports dont vous avez besoin
Comme annoncé, nous avons décidé de vous mettre à disposition tous les nouveaux rapports. Il est cependant possible que certains d’entre eux ne vous soient pas utiles. Afin de ne pas allonger inutilement votre bibliothèque de rapports, vous pouvez facilement supprimer ceux que vous ne souhaitez pas utiliser. Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner le rapport que vous souhaitez enlever de la bibliothèque de rapports et de cliquer sur supprimer.
